Excel wird für die unterschiedlichsten Aufgaben genutzt. Grundsätzlich ist Excel eine Tabellenkalkulationssoftware und wird vorrangig dazu verwendet, Kalkulationen und Auswertungen zu machen. Allerdings hat Excel tolle Funktionen, mit denen sich Vieles im Büroalltag auch an anderer Stelle vereinfachen lässt. Angefangen von einfachen Schablonen für Telefonschnellwahltasten, Urlaubskalender für Gruppen, Projektübersichten pflegen bis hin zu komplexen Produktkonfiguratoren. Auch Dashboards für den Vertrieb und die Geschäftsleitung sind oft gefragt. Auch im privaten Bereich finden sich viele Dinge die mit Excel gelöst werden können. So z.B.: ein Trainingsplan für den Verein erstellen, ein Klingelschild ausdrucken, ein Haushaltsbuch führen oder Themen sammeln und strukturieren. Von der Passwortverwaltung rate ich dringend ab. Hierzu am Ende des Beitrags mehr. Hier einige Beispiele etwas mehr im Detail:

Tabellen oder Listen

Eine Liste ist oft der Einstieg in die Excel-Welt. Eine Telefonliste hat normalerweise keine weiteren Funktionen und keine Formeln. Es werden in einer Spalte die Namen und in einer weiteren Spalte die Telefonnummern eingetragen. Durch Formatierung der Hintergrundfarben und Rahmen ist schnell eine gewisse Übersichtlichkeit hergestellt. Formatierung werde ich später in einem eigenen Beitrag im Detail behandeln.

Schilder mit Hilfslinien zum Ausschneiden

Wofuer wird Excel genutzt - Klingelschild - www_smart-Excel_deEin Namensschild zum ausdrucken ist schnell gemacht. Einfach den Text in eine
Zelle schreiben und die Schrift nach Belieben formatieren. Ein Rahmen kann sehr gut als Hilfe zum Ausschneiden dienen.
Telefonkurzwahltasten beschriften funktioniert wie ein Namensschild. Einfach die verschiedenen Einträge in jeweils eine Zelle untereinander eintragen. Zeilenhöhe und Spaltenbreite anpassen (hierzu in einem anderen Beitrag mehr), ausdrucken, ausschneiden …fertig.

 

Kalkulationen

Einsteiger 1 - wofür wird Excel genutzt - Kalkulation 1- www_smart-excel_deEinsteiger 1 - wofür wird Excel genutzt - Kalkulation mit Formeln 2- www_smart-excel_dePreiskalkulation oder einfach nur Summieren ist sicher sehr häufig anzutreffen. Hier ein Beispiel für eine einfache Kalkulation. Im 1. Bild ist die Kalkulation so zu sehen wie sie normalerweise in Excel angezeigt wird. Also mit den Ergebnissen. Im 2. Bild habe ich einmal die Formeln eingeblendet. So kann man einen Eindruck gewinnen wie diese aufgebaut sind.

 

 

Analyse

Gern werden Verkaufszahlen, Qualitätsstatistiken und viele andere Daten analysiert. Dabei ist es oft so, das große Datenmengen in einer Tabelle vorhanden sind und diese nach einzelnen Kriterien analysiert werden sollen. Die Verkaufsleitung möchte z.B. sehen, in welchem Gebiet, haben welche Außendienstler, mit welchen Produkten, wie viel Umsatz gemacht. Dafür müsste die Datentabelle mehrfach gefiltert und summiert werden. Hier im Beispiel ist eine etwas komfortablere Lösung dargestellt, die mit einem Knopfdruck die gewünschten Daten anzeigt.

wofuer wird Excel genutzt - Analyse - www_smart-excel_de

Diagramme jeglicher Art

Wofuer wird Excel genutzt - Diagramme - www_smart-Excel_deDiagramme können Zahlen dynamisch so darstellen, das sie als Bild für die meisten leichter lesbar werden. Verhältnisse sind besser abzuschätzen und Verläufe über einen Zeitraum sind besser nach zu vollziehen. Deshalb eignen sie sich auch sehr gut, um sie in Präsentationen zu integrieren.

Tools wie Konfiguratoren oder Sprachumstellung

Wofuer wird Excel genutzt - Sprachumschaltung Deutsch - www_smart-Excel_deWofuer wird Excel genutzt - Sprachumschaltung Englisch - www_smart-Excel_deDurch einige Excel Funktionen und gute Ideen wie man Daten und Funktionen verbindet, lassen sich sehr nützliche Tools erstellen. Die Sprachumstellung ist im internationalen Umfeld immer sehr hilfreich. Wie das funktioniert finden Sie in einem weiteren Beitrag in Kürze.

 

Wofuer wird Excel genutzt - Konfigurator - www_smart-Excel_deOder ein einfacher Konfigurator wie Sie es eventuell für die Neuwagen im Internet kennen. Hier sehr vereinfacht dargestellt.

 

Vorsicht bei der Verwaltung von Passwörtern mit Excel

Passwörter in Excel zu pflegen bietet sich zwar an, da man toll sortieren und suchen kann. Sie können die Excel Datei auch mit einem Passwort schützen. Allerdings rate ich dringend davon ab, Excel für diese Aufgabe zu nutzen. Der Passwortschutz ist auch für Einsteiger innerhalb einiger Sekunden ausgehebelt und es ist alles im Klartext zu lesen. Hierzu später in einem anderen Beitrag mehr. Auch Desktop Suchmaschinen, zeigen in der Vorschau, Inhalte Passwort geschützter Office Dateien. Besser Sie nutzen hier ein Specialtool wie 1Password, um ihre Passwörter zu schützen. Das Tool ist wirklich spitze und funktioniert auf PC, MAC, Android und iOS Endgeräten.

Fazit

Mit Excel ist sehr viel möglich und ist sicher einer der hilfreichsten Tools im Büroalltag. Umso wichtiger ist es die Möglichkeiten zu kennen oder zu wissen, wo die Lösungen schnell zu finden sind. Sie können so Vieles leichter, effizienter erledigen und Ihr Potential voll nutzen.

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