In Unternehmen ist es häufig herausfordernd, Verkaufszahlen zu analysieren und transparent aufzubereiten.

In Excel lässt sich hierfür eine einfache und schnelle Lösung finden. Verkaufszahlen können Sie mit nur wenigen Schritten aufbereiten und nach unterschiedlichen Kriterien analysieren. Dadurch lässt sich unserer Meinung nach eine praxisnahe Umsetzung realisieren.

Tutorial zur eigenen Verkaufszahlenanalyse in Excel

Datengrundlage

Zunächst ist es erforderlich, eine Übersicht der zu analysierenden Verkaufszahlen zu erstellen. In unserem Beispiel haben wir uns für folgende Kriterien entschieden: Außendienst, Innendienst, Land, Produktgruppe, Produkt, Preis, Marge, Stückzahl, Datum, Umsatz gesamt (in  Zeile 3). Es lassen sich hierbei natürlich auch andere Kriterien auswählen oder entsprechend nach Ihren Vorstellungen erweitern. Hierfür können Sie einfach weitere Spalten mit entsprechenden Kriterien ergänzen.

Unter den definierten Kriterien wurden dann die aufgeführten Beispieldaten, wie in der Abbildung ersichtlich, hinterlegt.

Datengrundlage-Datenbasis-anlegen-www_smart-excel_de

Da wir in unserem Beispiel die Verkaufszahlen auch nach Monaten auswerten möchten, ist es erforderlich, dass auch ein entsprechendes Verkaufsdatum gepflegt wird.

Sie können den Umsatz gesamt je Verkauf errechnen, indem Sie, wie in der Abbildung ersichtlich, die verkauften Stückzahlen mit dem Preis multiplizieren:  =H4*F4 

Datengrundlage-Umsatz-gesamt-errechnen-www_smart-excel_de

Im Nachgang können Sie die Formel mit dem +-Zeichen an der unteren rechten Zellenecke nach unten ziehen und auf alle weiteren Zellen bis Zelle J27 anwenden.

Datengrundlage-Umsatz-gesamt-für-alle-Zellen-errechnen-www_smart-excel_de

Pivot-Tabellen

Produktgruppe/Land

Um die entsprechenden Pivot-Tabellen zur Analyse der Verkaufszahlen zu erstellen, können Sie zunächst die Datengrundlage markieren (Zellen A3 bis J27). Danach klicken Sie im Menü „Einfügen“ auf den Button „PivotTable“ und bestätigen im darauf folgenden Auswahlfenster mit  „OK“.

Pivottabelle-erstellen-www_smart-excel_de

Pivottabelle-Aufbau mit Produktgruppe-und-Land-festlegen-www_smart-excel.deDadurch wird ein neues Tabellenblatt erstellt. Hier können Sie nun die gewünschte Pivot-Tabelle aufbauen.

In unserem Beispiel haben wir uns dafür entschieden, zunächst den Gesamtumsatz je Produktgruppe und dann untergliedert nach Ländern dazustellen.

Sie können hierfür in der Pivot-Table-Feldliste die Bereiche „Produktgruppe“ und „Land“ mit einem Haken markieren. Die Bereiche werden dann automatisch in das Feld „Zeilenbeschriftung“ übertragen, wie in der Abbildung ersichtlich.

Pivottabelle-Ansicht-Produktgruppe-Land-www_smart-excel.de

Je nachdem welche Darstellung Sie wünschen, können Sie die Reihenfolge der Bereiche im Feld „Zeilenbeschriftung“ sortieren, indem Sie den Bereich anklicken und nach oben oder unten ziehen und somit eine andere Sortierung innerhalb des Feldes erstellen.

In unserem Beispiel möchten wir die Produktgruppen betrachten, die sich dann noch nach Ländern unterscheiden.

Pivottabelle-Aufbau-mit-Produktgruppe-und-Land-und-Umsatz-festlegen-www_smart-excel.dePivottabelle-Ansicht-Produktgruppe-Land-Umsatz-www_smart-excel.de

Um die Analyse abzuschließen, können Sie aus der Feldliste den Bereich „Umsatz“ mit einem Haken versehen. Dieser Bereich wird dann im Feld „∑ Werte“ als Summe von Umsatz dargestellt.

Sie können die Formatierung des Umsatzes in der Pivot-Tabelle anpassen. Hierzu markieren Sie die Zellen B4 bis B27 und klicken mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich. Im Fenster wählen Sie dann „Zellen formatieren“ aus. Unter dem Reiter Zahlen können Sie dann in der Kategorie „Währung“, Dezimalstellen „0“ und Symbol „€“ auswählen.

Pivottabelle-Zellen-formatieren-www_smart-excel_de

Ebenfalls lässt sich die Überschrift in der Pivot-Tabelle (Zelle A3) noch anpassen, indem Sie in die Zelle klicken und die Beschriftung ändern. In unserem Beispiel haben wir die Beschriftung in „Produktgruppe/Land“ geändert.

Anhand der erstellten Pivot-Tabelle können Sie nun analysieren, welche Umsätze in welcher Produktgruppe realisiert wurden und darüber hinaus, wie sich der Umsatz in den jeweiligen Produktgruppen auf die jeweiligen Länder verteilt.

Es ist ebenfalls möglich, diese Analyse anhand von Diagrammen grafisch darzustellen. Im Menüpunkt  „Einfügen“  haben Sie die Möglichkeit unter verschiedenen Diagrammtypen zu wählen (Säule, Linie, Kreis, Balken,  etc). An dieser Stelle werden wir uns jedoch auf die Darstellung in der Pivot-Tabelle beschränken.

Umsatz Außendienst pro Monat

Sie können sich eine weitere Pivot-Tabelle zur Analyse der generierten Umsätze des Außendienstes untergliedert nach Monaten erstellen.

Hierzu markieren Sie, wie zuvor, die Datengrundlage (Zellen A3 bis J27), klicken dann im Menü unter „Einfügen“ den Button „PivotTable“  und bestätigen im darauf folgenden Fenster mit  „OK“. Dadurch wird ein neues Tabellenblatt erstellt.

In unserem Beispiel haben wir uns dafür entschieden, zunächst den Gesamtumsatz je Außendienstmitarbeiter  und dann untergliedert nach Monaten darzustellen.

Sie können hierfür in der Pivot-Table-Feldliste die Bereiche „Außendienst“ und „Datum“ mit einem Haken markieren. Die Bereiche werden dann automatisch in das Feld „Zeilenbeschriftung“ übertragen. Alternativ können Sie auch die Bereiche mit der Maus in das Feld „Zeilenbeschriftung“ hineinziehen.

Pivottabelle-Aufbau-mit-Außendienst-und-Datum-festlegen-www_smart-excel.de

Pivottabelle-Ansicht-Außendienst-Datum-www_smart-excel.de

 

 

Es ist noch erforderlich, das Datum zu formatieren, damit nur der Monat in der Pivot-Tabelle angezeigt wird. Hierzu klicken Sie im Feld „Zeilenbeschriftung“ auf Datum und auf Feldeinstellungen, danach auf den Button „Zahlenformat“. Unter der Kategorie „Benutzerdefiniert“ können Sie dann das Format MMMM auswählen und mit „OK“ zweifach bestätigen, siehe Abbildung.Pivottabelle-Ansicht-Außendienst-Datum-anpassen-auf Monat-www_smart-excel.dePivottabelle-Aufbau-mit-Außendienst-und-Datum-und-Umsatz-festlegen-www_smart-excel.dePivottabelle-Ansicht-Außendienst-Datum-Umsatz-www_smart-excel.de

Um die Analyse abzuschließen, können Sie aus der Feldliste den Bereich „Umsatz“ mit einem Haken versehen. Dieser Bereich wird dann im Feld „∑ Werte“ als Summe von Umsatz dargestellt. Alternativ können Sie den Bereich auch mit der Maus in das Feld „∑ Werte“ hineinziehen.

In unserem Beispiel haben wir die Formatierung des Umsatzes in der Pivot-Tabelle, wie bereits zuvor beschrieben, angepasst.

Die Überschrift  in der Pivot-Tabelle (Zelle A3) können Sie ebenfalls, wie anfangs beschrieben, in „Außendienst/Monat“ ändern.

Anhand der erstellten Pivot-Tabelle können Sie nun analysieren, welche Umsätze von welchem Außendienstmitarbeiter realisiert wurden und darüber hinaus, wie sich der Umsatz der jeweiligen Außendienstmitarbeiter auf die jeweiligen Monate verteilt.

Es ist auch möglich, andere Bereiche der Verkaufszahlen zu analysieren, z.B. Stückzahlen oder Margen. Hierzu können Sie einfach die entsprechenden Bereiche in der Pivot-Table-Feldliste in das Feld Zeilenbeschriftung ziehen. Auf diese Weise lassen sich verschiedene Analysen betrachten.

Sollten Sie an der Datengrundlage weitere Ergänzungen vornehmen, z.B. neue Verkäufe einpflegen, aber dennoch die bereits erstellten Pivot-Tabellen nutzen wollen, ist es erforderlich, die Datenquelle anzupassen. Zunächst können Sie die Datengrundlage entsprechend erweitern. Danach klicken Sie auf die bestehende Pivot-Tabelle, die Sie aktualisieren möchten. Im Menü (Pivot-Tabel-Tools) Optionen können Sie den Button „Datenquelle ändern“ anklicken, wie in der Abbildung ersichtlich.

Pivottabelle-Datenquelle-aktualisieren-www_smart-excel_de

Im darauf folgenden Fenster können Sie nun mit der Maus den neuen Datenbereich entsprechend markieren und mit „OK“ bestätigen, siehe Abbildung.

Pivottabelle-Datenquelle-aktualisieren-Daten-anpassen-www_smart-excel_de

Durch einen Rechtsklick mit der Maus auf die Pivot-Tabelle lassen sich dann die geänderten Daten aus der Datengrundlage in der Pivot-Tabelle durch den Befehl „Aktualisieren“ entsprechend anpassen, siehe Abbildung.

Pivottabelle-Daten-aktualisieren-www_smart-excel.de

Fazit

Mit Hilfe von Excel lässt sich in Kürze eine einfache und transparente Lösung zur Darstellung und Analyse von Verkaufszahlen darstellen. Sie ist nicht statisch, sondern kann auf Ihre eigenen Bedürfnisse entsprechend in der Datengrundlage angepasst (z.B. Verkaufsteams, Filialen, Messeerfolge) und auch erweitert werden (z.B. mehrjährige Betrachtungen, Provisionsentwicklungen).

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Verkaufszahlen quick and dirty analysieren mit Excel
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