Excel Zellen durch Daten formatieren ist mit der sogenanten “bedingte Formatierung” möglich. Eine automatische Formatierung die aufgrund von Daten Einfluss auf die Formatierung der Zellen nehmen kann. Um damit zum Beispiel eine bessere Übersicht zu erhalten. Seit der Version Excel 2007 ist die Funktion Eingeschränkt nutzbar. Neuere Versionen beherschen die bedingte Formatierung voll. Eine einfache Tabelle kann schnell unübersichtlich werden, um hier Abhilfe zu schaffen gibt es einige Möglichkeiten. Es gibt unterschiedliche Funktionen die in unterschiedlichen Situationen hilfreich sein können.

Wie hebe ich bestimmte Werte hervor?

Mit dem Untermenüpunkt “Regeln zum Hervorheben von Zellen” solltest du arbeiten, wenn du in der Menge der Daten einen bestimmten Wert suchst. Es ist auch möglich alle kleineren/größeren Werte hervorzuheben. Weiterhin kann man zwischen 2 Werten suchen. Häufig sucht man auch nach einem Datum oder Textinhalt. All dies findet man in den Regeln zum Hervorheben von Zellen. Nun zeige ich ein kleines Beispiel.

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In der Punktetabelle sind Zahlen zwischen 1 und 10, uns interessieren aber nur die Werte die größer dem Wert 5 sind, da diese Beispielsweise einen Test bestanden haben.

 

 

Daher verwende ich die passende Funktion und Sie werden sehen, dass die Tabelle sofort übersichtlich erscheint. Hierzu markieren wir den Bereich in dem wir Werte hervorheben möchten.

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Es erscheint ein Fenster, hier kann man nun auswählen welche Werte markiert werden sollen. In diesem Beispiel sind das die Punktzahlen die größer als 5 sind. Rechts kann man auch die Füllfarbe wählen, so dass man auch innerhalb einer Tabelle beliebig viele Werte mit unterschiedlichen Farben belegen kann. Excel-Zellen_formatieren_durch_Daten-bereich_Kriterien_eingabe-www_smart-excel_de

Alle anderen Regeln in diesem Bereich funktionieren sehr ähnlich. Man gibt immer an welcher Bereich hervorgehoben werden soll und welche Farbe dazu verwendet werden soll. Die Auswirkungen werden sofort in der Tabelle sichtbar.

Wie kann ich Wertbereiche hervorheben?

In diesem Bereich betrachten wir Regeln die prozentual oder absolut einen Anteil der Tabelle markieren. Auch hier passt das Beispiel mit Punktzahlen, bei jeglichen Events. Möchte man wissen wer die besten Manschaften sind so markiert man die Tabelle, wählt im Menü Bedingte Formatierung -> Obere/untere Regeln  und dann die gewünschte Funktion. So kann man Beispielsweise die 5 besten Spieler markieren, oder auch die besten 10% oder ähnliches.

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Zur Vereinfachung gibt es auch bereits die Funktionen „über dem Durchschnitt“ und „unter dem Durchschnitt“, diese sind nichts anderes als die oberen / unteren 50%. Im folgenden Beispiel habe ich die Fußball Bundesliga Tabelle der Saison 2015/2016 zusammengetragen, hierbei haben mich die Statistiken der Anzahl der Siege, Niederlagen und Unentschieden interessiert. Darauf habe ich die 5 höchsten Anzahlen an Siegen, die 30% meisten Unentschieden und die 30% meisten Niederlagen markieren lassen.
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Wieviel Anteil hat mein Wert am Gesamtwert?

Excel-Zellen_formatieren_durch_Daten-menue_anteil-Datenbalken-fertige-Tabelle_www_smart-excel_deDieses Tool ist meiner Meinung nach sehr gut zur Veranschaulichung geeignet. Wenn du in einer Präsentation eine Tabelle vorliegen hast ist dieses Tool fast immer eine gute Lösung um die Daten nicht nur vorliegen zu haben, sondern auch visuell anschaulich zu zeigen was relevant ist. Wir befinden uns immer noch im Menü „Bedingte Formatierung“ hier gibt es nun den Bereich „Datenbalken“ die Unterpunkte hier beziehen sich nur noch auf die Farbe der Balken. In dem folgenden Beispiel siehst du einen Ausschnitt einer Tabelle der Staaten in den USA, diese sind im ersten Bild nach Fläche sortiert und im zweiten Bild nach Einwohnerzahl, in der rechten Spalte steht die Einwohnerzahl.

Wie gut zu sehen ist, sind in der rechten Spalte die Datenbalken eingetragen. Diese erleichtern schon im ersten Bild die Anschauung. Sofort erkennt man wo viele Menschen leben und wo es weniger sind. Noch besser sieht man es im zweiten Bild. Man kann auch gut erkennen wie stark die Zahlen plötzlich wachsen.

Wie kann ich Werte in Farblichen abstufungen darstellen?

Excel-Zellen_formatieren_durch_Daten-menue_Farbskala-Tabelle_www_smart-excel_deDie Farbskalen sind den Regeln zum Hervorheben von Zellen sehr ähnlich. Hier wird mehr automatisiert. Ein typisches Beispiel ist das Wetter. Man könnte Farbskalen gut auf eine Tabelle in der die Temperatur eingetragen ist verwenden. Wählt man nun eine Farbskala auf diese Tabelle, so wählt man oft die, die die Zellen kleiner Zahlen rot färbt und die Zellen großer Zahlen rot färbt. Dazwischen ist gelb und einige Abstufungen der Farben. Hierzu wieder ein kleines Beispiel.

Auch dies ist oft ein geeignetes Tool um einer Tabelle visuelle Veranschaulichung zu geben.

Wie kann ich Werte mit Symbolen versehen, in abhängigkeit von ihrem Wert?

Zum Schluss gibt  es noch die Symbolsätze, diese sind sehr Situationsabhängig funktionieren aber genauso wie die Farbskalen. Man wählt einen Tabellenbereich wählt sich einen Symbolsatz. Excel wertet dann automatisch die Daten aus und gibt den kleinen Werten andere Zeichen als den großen Werten. Damit kann man beispielsweise zeigen ob etwas besser oder schlechter geworden ist. Auch die Ampel ist ein übliches Mittel, da man damit zeigt welche Werte in Ordnung sind und in welchen Bereichen etwas verbessert werden sollte.

 

Weitere Formatierung

Weiterhin gibt es Formatierungen die weder direkt auf den Daten beruhen, noch auch Formeln, diese beziehen sich auf Hintergrundinformationen. Möchte man in der Tabelle Einnahmen und Ausgaben anzeigen, so bietet es sich offensichtlich an eine Währung als Formatvorlage zu wählen. Jede Zelle kann eine eigene Formatierung haben, wobei normalerweise entweder Zeilen oder Spalten gleich aufgebaut sind. So kann man in jede Tabelle Ordnung bringen und erkennbar machen, worauf sich diese Zahlen beziehen. Das Menü dazu findet man oben in der Leiste, der Unterpunkt heißt „Zahl“.

Hier findet man Formatierungen für den Inhalt der Zellen. Einige Beispiele nach denen man Zahlen formatieren kann sind: Währung, Datum, Uhrzeit, Prozent und noch einiges mehr. Auch die Anzahl der Nachkommastellen oder ähnliches lässt sich hier ändern.

 

Fazit

Jede dieser Funktionen kann auch manuell bearbeitet werden, so kann man viele Designs oder Farben selbst erstellen um Themenspezifisch zu sein oder auch einfach damit es besser aussieht.

Diese Funktionen machen sich in großen Tabellen sehr bezahlt, mit Hilfe einer Sortierung kann man sofort sehen welche Werte unter und über einer gewissen – und manchmal wichtigen – Grenze liegen. Mit diesem Wissen kann man schöne übersichtliche Tabellen erstellen und präsentieren.

Weitere Möglichkeiten um noch differenzierter zu formatieren gibt es in dem Kapitel Zellen formatieren durch Formeln. Damit kann man sich vollkommen eigene Regeln erstellen, die fast keine Grenzen kennen 😉

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Excel Zellen durch Daten formatieren
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